Eksmagazyn.pl

Jest to oprogramowanie dla firm (system aplikacji), którego celem jest zintegrowanie wszystkich procesów zachodzących w danej organizacji. W jaki sposób wpływa to na polepszenie sytuacji firmy na rynku?

Wspomaganie zarządzaniem firmy może obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów. Systemy ERP składają się z niezależnych od siebie, choć współpracujących ze sobą aplikacji i są zaliczane do klasy zintegrowanych systemów informatycznych. Powstały po to, by sprawnie wykorzystywać zasoby danej firmy, a w konsekwencji wspierać jej rozwój i konkurencyjność.

Dlaczego ERP?
Przede wszystkim zastosowanie ERP w przedsiębiorstwie to spore ułatwienie. System ten usprawnia obieg dokumentów i informacji, ogranicza ręczne wprowadzanie danych oraz umożliwia automatyczne wykonywanie przez program określonych czynności. Można go stosować w procesach magazynowania, zarządzania zapasami firmy, do śledzenia realizowanych dostaw, projektowania i udoskonalania produktów, zarządzania całymi obiektami przemysłowymi, planowania i sterowania produkcją oraz zaopatrzeniem, nadzorowania marketingu i sprzedaży, relacji z klientami, obsługi finansów i księgowości, w końcu do zarządzania zasobami ludzkimi.
Integracja wielu różnych procesów i rozwiązań w firmie może znacząco uprościć procedury obowiązujące w przedsiębiorstwie, zautomatyzować powtarzalne procesy, skrócić czas potrzebny na pracę, przyspieszyć podejmowanie kluczowych decyzji w poszczególnych działach. Co ważne, likwiduje to prawdopodobieństwo błędów i pozwala na efektywniejsze wykorzystanie potencjału pracowników, którzy zwolnieni są z dotychczasowych, powtarzalnych czynności.
- System ERP niezwykle upraszcza i przyspiesza pracę między innymi dlatego, że raz wprowadzone do oprogramowania dane są łatwo dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników. Oznacza to, że różne działy firmy pracują na tych samych informacjach i nie muszą być one powielane. Przykładowo: księgowość jest w stanie szybko odnaleźć kontrahenta, który współpracował z działem handlowym. Korzyści odczuje także zarząd firmy, gdy wszystkie spływające informacje będzie można szybko przeanalizować, zamiast tracić czas na ujednolicanie danych – mówi Magdalena Urbanowicz, specjalista działu marketingu firmy KOTRAK S.A. – Oprogramowanie ERP ewoluuje by sprostać współczesnym wyzwaniom i indywidualnym wymaganiom klientów. Właśnie dlatego informacje i raporty mogą być wyświetlane na urządzeniach mobilnych w dowolnym miejscu na świecie. Dodatkowo systemy ERP wyposażane są w ciekawe dodatki, takie jak moduły optymalizacyjne (oprogramowanie tak zorganizuje pracę kierowcy ciężarówki, żeby trasa była najkrótsza, a pojazd spalił jak najmniej paliwa).

Wdrożenie to klucz do sukcesu
Jednak sam wybór systemu ERP to nie wszystko. Równie istotnym jest, by wybrać dobrego wdrożeniowca systemu ERP, z perspektywami na przyszłość. Po czym poznać dobrą firmę wdrożeniową?
Warto szukać tych, które cechuje wiele lat doświadczeń i wdrożyły różne systemy u sporego grona klientów. Niezwykłą przewagą wdrożeniowców z wieloletnią praktyką jest fakt, iż potrafią doradzić jak najlepiej przemodelować procesy biznesowe i wykorzystać system ERP do zwiększania zysków.
- Skuteczny wdrożeniowiec po pierwsze przeprowadzi analizę obecnego stanu firmy, by znaleźć punkty problematyczne i krytyczne, poznać kluczowe obszary przedsiębiorstwa. Następnie określi, jakie moduły systemu będą potrzebne w danej firmie.– wyjaśnia Magdalena Urbanowicz. – Dobra firma wdrożeniowa po analizie potrzeb zaproponuje taki system, który rozwiąże problemy i może wpłynąć na działanie firmy tak, jak ona sama tego oczekuje. To system musi sprostać wymaganiom przedsiębiorstwa, nie zaś na odwrót.Ważnym jest, żeby firma decydująca się na zastosowanie ERP, zanim spotka się z wdrożeniowcem, zastanowiła się, jakie ma potrzeby, kto będzie z systemu korzystał, jakie problemy ma on pomóc rozwiązać. Następnym krokiem jest wspólna analiza i bliska współpraca z przedsiębiorstwem.
- W proces wdrażania zaangażowane są różne osoby z różnych działów. Dobra firma wdrożeniowa prowadzi szkolenia dla pracowników z obsługi systemu, który musi być dostosowany do poszczególnych stanowisk pod względem zakresu i łatwości w codziennej obsłudze – zaznacza Magdalena Urbanowicz.
I jeszcze jedna bardzo istotna kwestia. Nawet najlepiej dostosowany do obecnych potrzeb firmy system ERP, musi wykazać się w przyszłości swoją elastycznością, innymi słowy – musi nadążać za rozwojem jednostki tak, by nie było konieczności jego wymiany co 2- 3 lata.

Dagna Starowieyska

Materiał powstał we współpracy z firmą Kotrak S.A.