Eksmagazyn.pl

Na początek warto dokonać istotnego rozróżnienia pomiędzy wirtualnym adresem oraz wirtualnym sekretariatem. Choć większość centrów coworkingowych (firm wynajmujących sale i miejsca pracy na godziny) ma w swojej ofercie obydwa zestawy usług, to jednak nie są one tożsame.

Wirtualny adres

- Usługa wirtualnego adresu przeznaczona jest przede wszystkim dla młodych przedsiębiorców, którzy chcą się wyróżnić i posiadać biuro w prestiżowej lokalizacji. Mogą używać tego adresu na wizytówkach, stronie internetowej oraz na fakturach. Poza tym usługa wirtualnego adresu może zawierać w sobie szereg dodatkowych opcji, takich jak obsługa korespondencji, skanowanie listów, faksów, czy też usługa odbierania telefonów do firmy – mówi Ewa Rogoż, managing director wrocławskiego Idea Place. Najważniejszy jest tu jednak sam adres, który użyczany jest do rejestracji firmy i do celów promocyjnych. – Usługa wirtualnego adresu często ma na celu uniknięcie podawania adresu domowego, jako adresu siedziby firmy – podkreśla przedstawicielka Idea Place.

Taka sytuacja może być dla przedsiębiorcy szczególnie korzystna, jeśli z jakichkolwiek powodów nie chce on (lub nie może) zarejestrować działalności pod adresem domowym, a z drugiej strony nie potrzebuje wynajmować biura, ponieważ sam dojeżdża do klientów lub swoje usługi świadczy głównie w sieci. Czy jednak rejestrowanie działalności pod wirtualnym adresem jest w pełni legalne? - Przepisy nie zabraniają podnajmowania lokali, pomieszczeń lub ich części. W chwili, gdy nasz klient nabywa prawo umową najmu do korzystania z części lokalu, może zarejestrować firmę na podstawie takiej właśnie umowy – zapewnia Jacek Szłapka, właściciel poznańskiego five-biuro.

Jednak Katarzyna Brudnicka, deputy managing director z warszawskiego Gold Place, zwraca uwagę na ryzyko, jakie wiąże się z korzystaniem z usług niesprawdzonych firm. – Ci, którzy obawiają się korzystania z usług wirtualnych adresów, mają niestety dużo racji, ponieważ znaczna część tego typu biur nie ma zgody na podnajem powierzchni osobom trzecim i działa wbrew prawu – mówi. Dlatego przedsiębiorca powinien poprosić firmę, z którą zamierza się związać, o okazanie odpowiednich dokumentów, z których wynika prawo do podnajmowania lokalu i dopiero po zapoznaniu się z nimi podpisać umowę.

Wirtualny sekretariat

Bardziej rozbudowany zestaw usług oferowany jest najczęściej pod hasłami „wirtualnego sekretariatu” lub „wirtualnego biura”. – Wirtualne biuro to bardzo kompleksowa usługa. Nasi klienci otrzymują asystenta, który odbierze telefon, poprowadzi terminarz, przekaże informacje mailem – mówi właściciel firmy five-biuro. – Mamy możliwość umieszczenia szyldu klienta przy wejściu do budynku. Reprezentujemy naszych kontrahentów w Urzędach Skarbowych i w ZUS-ie. Umawiamy ich na spotkania z notariuszami, doradcami, prawnikami. W siedzibie naszej firmy znajduje się także biuro rachunkowe, które dopełnia nasze usługi – dodaje.

- Korespondencja, która trafia na nasz adres, przechowywana jest w segregatorach, gdzie każdy klient ma swoją oddzielną przegródkę w zamykanych, specjalnie do tego przygotowanych szafach. Od razu po otrzymaniu listu wysyłamy do klienta wiadomość ze wskazaniem nadawcy listu. Klient może zażyczyć sobie, abyśmy otworzyli list, zeskanowali go i wysłali mailowo, w innym wypadku listy czekają na odbiór osobisty przez klienta – tłumaczy Ewa Rogoż z Idea Place.

- Klient otrzymuje od nas możliwość skorzystania z fizycznego biura, bowiem dysponujemy salami konferencyjnymi, które są w pełni wyposażone. W opcji najmu sali wliczony jest catering kawowy, drobny poczęstunek, dostęp do szybkiego internetu, możliwość korzystania ze sprzętu biurowego (skaner, drukarka), możliwość skorzystania z 40” telewizora, na którym można wyświetlić prezentację – wymienia Katarzyna Brudnicka z Gold Place. – Służymy również pomocą asystencką, umawiamy spotkania rekrutacyjne, zarezerwujemy hotel, zamówimy taksówkę, wydrukujemy dokumenty, wyślemy je pocztą lub kurierem. Nie postępujemy schematycznie, chcemy klientowi dać to, czego naprawdę potrzebuje – podkreśla.

Wirtualny sekretariat to usługa dedykowana przede wszystkim osobom samodzielnie prowadzącym działalność gospodarczą, które zlecając prowadzenie biura zewnętrznej firmie, oszczędzają zarówno pieniądze (nie muszą wynajmować oddzielnego biura ani zatrudniać asystenta), jak i czas. – Osoby samodzielnie prowadzące firmę nie mają czasu na prowadzenie spraw administracyjnych. Wyjeżdżając z biura np. na spotkanie z klientem, mogą nie obsłużyć kuriera czy listonosza, nie odbiorą każdego telefonu – deklaruje przedstawicielka Gold Place.

Wirtualny adres lub wirtualne biuro to rozwiązania nie pozbawione wad. Warto jednak być ostrożnym podczas wybierania odpowiedniej firmy. – Klient może trafić na firmę, która nie wypełnia rzetelnie obowiązków zawartych w umowie. Firmy świadczące takie usługi nie odpowiadają za skutki wtórne niewywiązania się z umowy, co może mieć fatalne skutki dla kontrahenta. Wystarczy np. przetrzymać ważną pocztę lub nie przypomnieć o spotkaniu – mówi Jacek Szłapka.

- Najważniejszą rzeczą, jaką trzeba brać pod uwagę, to sprawdzenie czy dane biuro ma zgodę na podnajem i czy nie ma ukrytych kosztów. Ważne jest, aby wybrać takie biuro, które nie zobowiązuje klienta do podpisania długoterminowej umowy. Trzeba zwracać uwagę, czy istnieje opcja wynajmu sal do spotkań oraz na to, jak biuro wygląda. Wiele wirtualnych biur mieści się w mieszkaniach czy opuszczonych fabrykach, co z pewnością nie podnosi prestiżu firmy, która korzysta z takiego rozwiązania – twierdzi Katarzyna Brudnicka. – Poza tym należy zwrócić uwagę, pod jakim adresem rejestrujemy swoją firmę. Na pewno lepiej zarejestrować ją pod prestiżowym adresem np.: Plac Solny 15, niż ul. Balonowa 23/8 lok.56 – dodaje Ewa Rogoż.

Przedstawiciele biur zgodnie przekonują, że przemyślany wybór firmy pozwoli przedsiębiorcy nie tylko zaoszczędzić wiele kłopotów, ale także znacznie ułatwi prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Korzystanie z wirtualnego adresu, a nawet z rozbudowanych usług wirtualnego sekretariatu wiąże się z nieporównanie niższymi kosztami niż samodzielne wynajmowanie biura i zatrudnianie w nim pracowników. Adres z obsługą korespondencji w profesjonalnej firmie coworkingowej i w prestiżowej lokalizacji można mieć już za ok. 100-200 zł miesięcznie.